各處室、二級(jí)學(xué)院、附屬中職：

為做好我校2023年下半年文件材料歸檔工作以及大事記收集工作，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、做好2023年下半年文件材料歸檔工作

（一）部門負(fù)責(zé)人做好督促、檢查工作

各部門負(fù)責(zé)人要重視文件材料的歸檔工作，負(fù)起督促、檢查責(zé)任，要求本部門教職工將2023年7—12月在工作中形成的有保存價(jià)值的文件材料按文件形成規(guī)律進(jìn)行收集和初步整理，并交給本部門兼職檔案員統(tǒng)一整理歸檔。

歸檔范圍除參考《關(guān)于印發(fā)〈廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院各部門文件材料歸檔范圍（試行）〉的通知》（桂經(jīng)職院字〔2020〕16號(hào)）外，其他與學(xué)校工作業(yè)務(wù)有關(guān)，有查考價(jià)值的文件材料一并移交。

（二）部門兼職檔案員規(guī)范歸檔，及時(shí)移交

部門兼職檔案員要嚴(yán)格審查、努力接收教職工移交的文件材料，按規(guī)范做好歸檔工作，在規(guī)定時(shí)間將檔案材料移交綜合檔案室或存入本部門的二級(jí)檔案室。具體要求如下：

1.紙質(zhì)等實(shí)體文件材料歸檔的要求與做法。

（1）每份文件必須是原件。

（2）同一事件（來文、復(fù)文、請(qǐng)示、批復(fù)）等成套的文件材料必須完整、集中排列。

（3）正件、附件、終稿審批原件、相關(guān)材料和落款、印章、簽字等必須齊全。

（4）同一部門的不同類別文件，應(yīng)分開立卷。

（5）涉密檔案應(yīng)單獨(dú)立卷。

整理原則須遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同類別，以便保管和利用。

2.電子文件歸檔的做法與要求。

各部門兼職檔案員將2023年7—12月工作中形成的有保存價(jià)值的電子文件（含各種圖表、數(shù)據(jù)、聲像等數(shù)字文件）收集后拷貝成一個(gè)文件夾移交綜合檔案室。具體要求如下：

（1）電子文件必須是正式件的定稿版。

（2）原則上一文一件，成套文件可建立子文件夾。

（3）文件名必須是文件標(biāo)題（簡寫）。原文件名無含義或文件無標(biāo)題的（如照片），要自擬標(biāo)題替換原文件名。

（4）總文件包的名稱用“部門名稱（卷內(nèi)文件起止日期）”命名，如“學(xué)校辦公室（20230701-20231231）”。

（5）子文件夾的名稱要能概括反映所包含文件的內(nèi)容，如“××?xí)h”“××事件”。

（6）專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件歸檔。

（7）動(dòng)態(tài)變化的數(shù)據(jù)應(yīng)按年度或?qū)W年定期備份歸檔，并在文件名后加括號(hào)注明數(shù)據(jù)截止日期。

3.各類在系統(tǒng)填報(bào)的數(shù)據(jù)材料歸檔做法與要求。

（1）各類在系統(tǒng)中填報(bào)的數(shù)據(jù)必須導(dǎo)出并轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)材料進(jìn)行歸檔，歸檔內(nèi)容包括該材料的正本、終稿審批原件。詳細(xì)要求參見“紙質(zhì)等實(shí)體文件材料歸檔的要求與做法”。

（2）各類在系統(tǒng)中填報(bào)的數(shù)據(jù)須導(dǎo)出并轉(zhuǎn)化為通用可閱讀電子文件，具體要求參見“電子文件歸檔的做法與要求”。

（三）歸檔、移交時(shí)間

各部門于2024年1月10日前完成所有2023年7—12月文件材料的收集工作；2024年1月15日前完成歸檔、移交工作。2023年下半年大事記移交時(shí)間同上。

二、2023年下半年大事記編寫和報(bào)送工作

（一）大事記內(nèi)容范圍

1.本部門參與學(xué)校或上級(jí)主管部門的重要活動(dòng)。

2.反映本部門主要工作職能的重要活動(dòng)和重大事件。

3.本部門主要負(fù)責(zé)人的任免、獎(jiǎng)懲情況。

4.本部門其他重要活動(dòng)，如先進(jìn)人物、獲獎(jiǎng)情況、科研成果、學(xué)科建設(shè)情況等。

5.本部門負(fù)責(zé)或參與的學(xué)校重大項(xiàng)目、工程的設(shè)立和建設(shè)情況。

6.本部門工作中的重大失誤、受罰情況。

7.其他應(yīng)予記載的重要事項(xiàng)。

（二）編寫要求

1.真實(shí)準(zhǔn)確，有據(jù)可查。每條大事記應(yīng)準(zhǔn)確描述何時(shí)、何地、何事、何人參加。

2.簡明扼要。大事記以客觀敘述為主，避免主觀評(píng)論和空話、套話，做到“只敘不議”。多部門共同承擔(dān)的事情，各部門均可編錄，保證大事、要事不遺漏。做到事實(shí)脈絡(luò)清晰，文字簡潔精煉，每條大事記一般不超過150字。

3.一事一條。大事記應(yīng)以時(shí)間為順序逐條記載，不可在一條記錄中同時(shí)記載兩件以上事項(xiàng)。如果同日發(fā)生幾件大事，應(yīng)分條列明。

4.明確時(shí)間。大事記時(shí)間應(yīng)記載具體，寫明年、月、日。持續(xù)時(shí)間較長的大事，其時(shí)間可以概括寫或標(biāo)明起止日期；同一事件發(fā)生在一年中的不同時(shí)期，可跨越時(shí)間順序集中敘述。

5.統(tǒng)一稱謂。稱謂應(yīng)寫清全稱，不能用第一人稱；人物稱謂可加職務(wù)、職稱，一般職務(wù)、職稱在前，姓名在后，不要將職務(wù)、職稱在姓名前后分開表述。

（三）其他要求

1.各部門須整理2023年下半年15件以上的大事、要事。按事情重要程度篩選，不設(shè)上限。

2.各部門需根據(jù)每件大事要事整理相應(yīng)的支撐材料（如照片、協(xié)議、文件材料等），支撐材料需精簡明了。

3.部門年度大事記將作為各部門年終總結(jié)、述職不可缺少的組成部分，各部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)督辦和檢查，并指定專人負(fù)責(zé)。

4.各部門大事記相關(guān)材料的紙質(zhì)版須經(jīng)本部門主要領(lǐng)導(dǎo)審核簽字并加蓋部門章；電子版標(biāo)題黑體小二號(hào)，正文宋體小四號(hào)，行距30磅。

附件：1.歸檔文件材料移交清單

2.歸檔文件材料目錄

3.部門工作大事記編寫模板

                                                                                                                       廣西經(jīng)濟(jì)職業(yè)學(xué)院

                                                                                                                         2024年1月3日

附件1 

 移交人：          部門負(fù)責(zé)人：        接收人：

日  期：            日    期：             日   期：

  注：歸檔文件材料移交清單一式兩份。

   附件2

注：歸檔文件材料目錄打印一份隨歸檔文件一并移交。

附件3

            （部門）工作大事記編寫模板

 部門：      填寫人：     部門負(fù)責(zé)人簽名：        日期：