數(shù)字化檔案著錄過程中責任者屬于背景著錄項目，是著錄必填項之一，在檔案著錄實踐操作中經(jīng)常要處理一些特殊情況，如責任者不清晰、出現(xiàn)多名責任者、會議材料的責任者如何確定、審批表責任者如何確定等情況，今天小編將為大家分享如何著錄這些特殊的“責任者”。

1.出現(xiàn)多名責任者

①著錄時，多個責任之間用分號“；”隔開；

②三個以上（含三個）責任者的，著錄文件的主辦單位、本全宗的立檔單位或文件中排序靠前的責任者，其他責任者用“[等]”字省略。

2.會議文件的責任者

會議文件的責任者，按會議文件材料的責任者著錄。

①會議上的講話稿，講話者即責任者；

②會議交流材料，責任者就是產(chǎn)生該交流材料的單位；

③會議的議程、參加人員名單等文件，若沒有明確的責任者，可錄入成[**會議秘書組]，會議的名稱必須注明。

3.審批表/申請單的責任者

①各類審批表的責任者一般著錄報送單位的名稱。

②各類申請的責任者為申請人/單位

4.責任者不清

①如果出現(xiàn)“省X廳”“本廳”“本局”等情況，在著錄時應該規(guī)范補全責任者全部信息，如“本局”補正為“福建省XXX局”等

②責任者不清或者有誤時，應該進行考證，并在著錄時加并加“[ ]”標識，對考證依據(jù)不足的其后加“？”，如：[盧長功？]，無法考證的按原文著錄，或以“□□□”代之。

5.能否用簡寫

機關團體責任者按文件署名（一般以文件的印章為準）的全稱著錄，有統(tǒng)一規(guī)范簡稱的可使用簡稱，例如“中國共產(chǎn)黨中央政治局常務委員會”簡稱“中共中央政治局常委會”；若不同時期責任者發(fā)生變化的，按其相應時期的名稱著錄。

6.個人責任者

①個人責任者一般按原文著錄責任者姓名，必要時可在姓名后著錄所在單位的名稱和個人職務、身份等，并加“[ ]”標識，如：***[**省財政廳廳長 ]；

②別名、筆名按原文著錄，其真實姓名考證附后，并加“[ ]”標識，如：冰心[真實姓名]。