一、歸檔范圍

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)學(xué)校的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件，包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、合并、撤銷，更改名稱；干部任免、轉(zhuǎn)正、晉級(jí)、定級(jí)、定職（含職稱）；審查、獎(jiǎng)勵(lì)、處分；基建計(jì)劃、土地征購(gòu)、財(cái)務(wù)決算；招生、畢業(yè)生創(chuàng)就業(yè)及其他具有保存查考價(jià)值的文件。

（2）學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政等管理工作過程中形成或收轉(zhuǎn)、辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件，如政策法規(guī)、文件、教材、教改成果、科研成果、會(huì)議記錄、電傳、電話記錄、表冊(cè)、照片、錄音、錄像片以及電子文件等。

（3）學(xué)校各部門、各單位各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件，如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、部門年度大事記、典型經(jīng)驗(yàn)介紹、參賽獲獎(jiǎng)?wù)n件、獲獎(jiǎng)證書等。

（4）其他與學(xué)校工作業(yè)務(wù)有關(guān)，有查考價(jià)值的文件、材料。 

二、歸檔時(shí)間

（1）本校各部門在活動(dòng)中形成的文件材料，一年歸檔兩次，分別于當(dāng)年九月底和次年三月底前整理后組卷歸檔。

（2）科研、基建等部門，應(yīng)在項(xiàng)目完成決算后兩個(gè)月內(nèi)立卷并移交綜合檔案室歸檔。

（3）會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后暫由財(cái)會(huì)部門保管三年， 期滿后在第二個(gè)會(huì)計(jì)年度移交綜合檔案室，由綜合檔案室和財(cái)會(huì)部門雙重管理。如需要繼續(xù)留存在財(cái)會(huì)部門的會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)董事長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后，由財(cái)會(huì)部門代行綜合檔案室保管職責(zé)。

三、歸檔要求

（1）歸檔文件由文件材料形成部門、課題組負(fù)責(zé)立卷歸檔；如文件材料涉及多個(gè)部門的，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。 

（2）歸檔文件材料必須保證文件之間的有機(jī)聯(lián)系，要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，對(duì)于缺損和無(wú)法補(bǔ)救的漏蓋頁(yè)號(hào)，以及只有請(qǐng)示沒有上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)、通知、決定的案卷，均要在案卷末尾“備考表”內(nèi)注明。

（3）對(duì)于永久和長(zhǎng)期保存的文件材料，必須紙張良好，字跡端正，圖像清晰，嚴(yán)禁用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫歸檔的文件材料。